Общество с ограниченной ответственностью “Мариллион Консалтинг”

105064, г.Москва, вн.тер.г. Муниципальный округ Басманный, пер. Нижний Сусальный, д. 5, стр. 19,

помещ. XII, ком. 8

ОГРН: 1227700243374, ИНН: 970908029

Программа “HR‐платформа Connect / HR platform Connect”

Руководство по эксплуатации программного обеспечения

СОДЕРЖАНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ

1. ВВЕДЕНИЕ

2. ПОЛУЧЕНИЕ ДОСТУПА К ПО

3. РАБОТА С ПО

Авторизация

Роли пользователей

Функции по управлению компаниями

Новости

Внутренние документы

Статистика

ЭДО

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ

ПД - персональные данные.

ЭДО - электронный документооборот.

1. ВВЕДЕНИЕ

Программное обеспечение “HR‐платформа Connect / HR platform Connect” – это веб-приложение для управления кадровыми процессами в различных компаниях. Оно предоставляет возможности управления графиком отпусков и расчета выплат сотрудникам, поддерживает функции электронного документооборота, формирования статистики по выбранной компании.

2. ПОЛУЧЕНИЕ ДОСТУПА К ПО

Требования к установке и запуску ПО не предъявляются, так как программа работает на облачном сервере. Для работы с программой достаточно иметь доступ в Интернет и любой современный браузер.

3. РАБОТА С ПО

Авторизация

Работа с системой “HR‐платформа Connect / HR platform Connect” начинается с прохождения авторизации. В форме на странице авторизации следует ввести логин и пароль (рис. 1).

При успешной авторизации открывается Главная страница сайта, на которой с левой стороны расположено навигационное меню (рис. 2). Для пользователя “Администратор” доступны к работе все вкладки меню, для должностных лиц компании – вкладки отображаются сообразно их функциям (описано ниже в разделе “Роли пользователей”), для обычных сотрудников - только разделы “Внутренние документы”, “Инструкции и политика обработки ПД”, “ЭДО” (рис. 3).

Роли пользователей

Пользователь с ролью ADMIN выполняет функции администрирования портала. Меняет настройки системы, может осуществлять все те же действия, что и пользователи с другими ролями.

PAYROLL_MANAGER - имеет доступ ко всем компаниям, подключенным к порталу. Можно работать со всеми компаниями, в которые менеджер добавлен, менять их настройки, синхронизировать их с базой 1С, блокировать сотрудников, делать и просматривать отчеты. Имеет доступ ко вкладкам меню: “Управление компаниями”, “Бухгалтеры”, “Подтверждение отпусков”, “Новости”, “Внутренние документы”, “Статистика”, “Инструкции и политика обработки ПД”.

PAYROLL_MANAGER_EXT - внешний менеджер с теми же правами, что и PAYROLL_MANAGER, но он может управлять также внешними компаниями.

PAYROLL_ACCOUNTANT - внешний бухгалтер из числа сотрудников “Мариллион Консалтинг”. Он подключается к порталу клиента, получает уведомления о запросах клиента, обо всех действиях по сотрудникам на почту. Сам бухгалтер клиента не видит, изменять его данные не может. Он только считает заработную плату и отпускные для сотрудников.

MANAGER - может видеть список сотрудников и запросы на отпуска по своей компании.

HR - может управлять ролями пользователя для компаний, в которых он присутствует. Является последним человеком, который закрывает заявку на отпуск своим утверждением. Имеет доступ ко вкладкам меню: “Управление компаниями”, “Подтверждение отпусков”, “Новости”, “Внутренние документы”, “Статистика”, “Инструкции и политика обработки ПД”.

EMPLOYEE - обычный сотрудник, имеет доступ к базовому набору функций системы: отправить заявку на отпуск, запросить документы.

Функции по управлению компаниями

Управление компаниями, зарегистрированными в системе, осуществляется через раздел “Управление компаниями” в левой панели.

При создании новой организации в системе следует ввести ее название, базу данных 1С, из которой синхронизируется компания, назначить логотип и цветовую палитру для компании, выбрать сотрудников из команды Mazars, которые будут управлять данными компании, задать ограничения на отпуска для сотрудников этой компании.

Все имеющиеся компании сохраняются в базе данных, доступной в одноименной вкладке левого меню (рис. 4). Это происходит за счет того, что портал подключается к системе 1С, получает оттуда список баз данных, из баз достает названия компаний и их реквизиты. Механика этого процесса такова: есть центральный URL (подобный ссылке на репозиторий), оттуда выгружаются URL баз данных компаний. По этим URL можно, добавляя определённый суффикс, выкачивать необходимые данные компаний.

Базу данных также можно добавить вручную, перенеся URL компании в текстовом формате без обращения к центральному URL, либо выгрузить из ITIL-системы (рис. 5). Выгрузка из ITIL происходит автоматически после нажатия кнопки.

На странице редактирования созданной компании (рис. 6) имеется поле “Команда Mazars”: это сотрудники компании “Мариллион Консалтинг”, которые осуществляют удаленное управление данными организации и проводят консультации.

Опция пределов отпуска нужна для того, чтобы установить предельный срок, за который сотрудник должен уведомлять работодателя о будущем отпуске. Т.е. если в этой графе стоит число 7, то любой отпуск можно назначить не позднее, чем за 7 дней до даты его начала.

Цветовая схема может быть назначена для каждой компании отдельно, чтобы отличать их друг от друга в системе визуально.

Загрузка логотипа приведет к тому, что логотип компании будет ассоциирован с ее записью в базе и будет отображаться везде, где эта компания упоминается. Логотип компании будет отображаться у ее сотрудников вместо логотипа “HR‐платформа Connect / HR platform Connect” в левом верхнем углу при всех действиях, связанных с этой компанией.

На вкладке “Права” (рис. 7) Администратор может задавать, какие модули приложения будут доступны компании-клиенту или, другими словами, будут доступны сотрудникам компании, подключённой к порталу. Это могут быть: выбор HR-сотрудника (собственного кадровика компании или внешнего консультанта), запрос кадровых документов, запрос на отпуск, отображение новостей, работа в системе ЭДО, работа с внутренними документами. Это зависит от того, какие модули требуются бизнес-заказчику. Подключенные модули будут у клиентов отображаться в левом меню.

Список доступных HR-сотрудников компании «Мариллион», как внешних HR для другой компании, отображается в выпадающем списке (рис. 8). Внешний HR может не состоять в базах 1С.

На странице со списком всех активных компаний в меню «Действия» для каждой активной компании можно выбрать следующие действия (рис. 9): редактировать, заблокировать, дублировать (создать новую компанию с теми же настройками), удалить. Опция “Типы документов” относится к модулю КЭДО.

Административная панель

В административной панели пользователей можно видеть данные по всем пользователям с разными ролями, которые имеются в базе (рис. 10). В этом разделе можно также увидеть, как каждый пользователь может взаимодействовать с личным кабинетом. Для этого следует перейти по личной ссылке пользователя в новом окне.

На рисунке 11 показано окно редактирования данных и прав пользователя. “Право подписи” означает, что пользователь может подписывать документы от имени компании. “Право подписи локальной подписью” включает режим локальной подписи (по умолчанию облачная).

Меню редактирования компании (рис. 12) доступно только администратору, используется для изменения настроек пользователя и его прав, если, например, нужно переместить пользователя на другую роль в компании.

Настройки, которых нет в интерфейсе приложения, могут быть изменены через конфигурационный файл приложения application-local.yml. Пример его содержимого показан на рисунке 13.

Новости

Раздел “Новости” используется для создания новостных сообщений от имени компании. Интерфейс редактирования новостей показан на рис. 14.

Новости содержат текст и заголовок, также можно прикрепить изображение и ключевые слова. В поле “Emails” вводится список всех почт, на которые новость должна быть отправлена. Пример ленты новостей приведен на рис. 15.

Внутренние документы

В разделе “Внутренние документы” можно задавать описание документов, прикреплять эти документы и контролировать ознакомление сотрудников с ними.

На рис. 16 и 17 показан интерфейс редактирования настроек документа. При создании документа возможно задавать следующие опции:

- редактирование текста, отображаемого на элементах управления (рис. 16),

- обязательность документа к ознакомлению (рис. 17),

- на какие отделы компании распространяется документ,

- для сотрудников с какими ролями предназначен документ,

- возможность уведомлять новых сотрудников о наличии документа (рис. 17).

Список внутренних документов показан на рис. 18.

Существует 2 режима отправки документов – обычный и с ознакомлением. В случае ознакомления составляются списки, кто именно должен ознакомиться с документом. Также для режима ознакомления можно настраивать тексты отчётов. Например, написать слово «подтверждаю» вместо «ознакомлен», и т.д.

Можно управлять списком пользователей, получающих уведомления, через базу данных сотрудников (рис. 19). При выборе пользователей из списка уведомление будет отослано только тем из них, кто не получил его ранее. Есть также возможность задать повторное уведомление.

Если человек является сотрудником нескольких компаний, то для него на экране со списком внутренних документов будет несколько вкладок, между которыми он может переключаться. То есть для каждой компании имеется свой список обязательных документов.

Статистика

Модуль «Статистика» генерирует отчеты разного рода (рис. 20). Доступны следующие виды отчетов:

- отпуска,

- личные вопросы и ответы на них,

- клики в секции FAQ,

- направленные сотрудникам HR-документы,

- список сотрудников,

- отчеты о загрузке внутренних документов.

Модуль КЭДО

Раздел КЭДО показан на рис. 21. Меню исходящих документов пользователя показано на рис. 22. Вкладка Архива документов показана на рис. 23.

Окно запроса на оформление отпуска показано на рис. 24.

На рис. 25 – пример запроса на расчетный лист зарплаты. На рис. 26 - меню кадровых документов. На рис. 27 - список доступных к оформлению в системе типов документов, на рис. 28 - окно запроса на отпуск.

Каждый документ доступен тому сотруднику, который его создал, и тем, к кому он относится. Пример показан на рисунке 29. Документ может ассоциироваться с тремя ролями сотрудников: Адресат, Подписант и Согласующий.

Важно уточнить, что в данной версии ПО документы на отпуск проходят отдельно от модуля ЭДО, в специальном модуле согласования отпусков. В зависимости от текущей роли сотрудника, документ на отпуск также может уходить на согласование к должностным лицам с разными ролями пользователей.

Возможны следующие сценарии создания и подписания документов:

а) От организации - сотруднику. HR создаёт процесс документооборота. От лица организации документ подписывает тот, кто имеет на это право. В разделе “Документы организации” HR выбирает создание нового документа, загружает документ в формате PDF/A-1a, выбирает в меню его тип и группу, выбирает Адресатом сотрудника, а Подписантом - менеджера организации. Можно выбрать согласующего - менеджера или руководителя организации, а также добавить комментарий к документу в свободной форме. Согласующие производят согласование документа до того, как этот документ будет отправлен на подпись подписанту и адресату. По нажатию кнопки “Запустить ДО” документ отображается в списке на сайте, в правом верхнем углу окна появляется уведомление “Документ отправлен”. После этого в списке можно отправленный документ выбрать кликом мыши: тогда открывается модальное окно, в котором отображаются подробности документооборота. В этом окне есть кнопка, при нажатии на которую документ скачивается на компьютер клиента. Также по кнопке после подписи можно скачать саму электронную подпись.

б) Подписание документа от лица сотрудника. В меню документов сотрудника следует выбрать вкладку “Входящие”, в ней - искомый документ. Открыв меню этого документа, следует ввести логин и пароль DSS. В качестве логина обычно выступает e-mail, зарегистрированный в учетной записи сотрудника, пароль отправляется по СМС. После этого на подпись приходит документ, следует перейти на него и нажать “Подтвердить”. Мобильное приложение myDSS 2.0 запрашивает PIN-код или отпечаток пальца. После этого можно снова открыть документ и проверить, что в числе его подписантов учетная запись сотрудника отображается с зеленой галочкой. Можно скачать подпись этого документа.

в) Подпись со стороны организации. Для этого следует войти в систему от лица менеджера-подписанта. Во входящих документах находится нужный, в его меню следует также ввести логин и пароль DSS (интерфейс немного отличается от того, который у сотрудника). При нажатии кнопки “Подписать” производится подписание, далее следует обновить страницу. В правом верхнем углу экрана появляется уведомление “Подтвердите операцию на устройстве с помощью приложения”. Подписанный документ пропадает из списка “На подпись” и переходит во вкладку “Архив”.

г) Передача документа от сотрудника к организации на подпись. От лица сотрудника следует войти в раздел “Мои документы” на сайте, выбрать нужный документ, в меню его редактирования загрузить pdf-файл. Следует заполнить тип документа и группу, адресатом выбрать менеджера. Поле “Подписант” в этом случае не действует и скрыто. При необходимости добавляется также Согласующий и комментарий-примечание. После этого документ добавляется в исходящие, можно просмотреть его детали. Для подписания следует ввести логин и пароль DSS.